プロダクトマネジメント

ファシリテーターに贈る、デザインスプリントのヒント集

デザインスプリントの生みの親「Jake Knapp」直伝のファシリテーションで使えるヒントをご紹介します。
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Misaki Akimoto
2018-12-5

著者 : Jake Knapp

ライター、デザイナー 『SPRINT』, 『MAKE TIME』などの著者

この記事は、Jake Knapp、 The Facilitator’s Handbook: 24 Design Sprint Tips からの翻訳転載です。配信元または著者の許可を得て配信しています。


今回は私がデザインスプリントをファシリテーションする上で留意している点を皆さんにお伝えしたいと思います。

と言いつつも、言葉では伝えきれないこともたくさんあります。ファシリテーションも他の物事と同様にまずは実践し、経験を積み、時間をかけることで上達していくものです。

ただ、私がデザインスプリントを行う上で心がけていることがいくつかあるので、今回は24個のヒントをファシリテーターのためにまとめておきます。

ファシリテーターのための24個のヒント

1. 3つの原則:質問する、書き留める、時間をチェックする 

ファシリテーションは実にシンプルです。 オープンな状態で質問をしながらその内容を書き留め、自身の理解と発言者の主張に認識の齟齬がなくなる様に質問を繰り返していきます。 そして、時間に気を配りながらプロセスを一つずつ進めていくといった感じです。 壁にぶつかった時はこの基本的原則を振り返ってみましょう。

2. スプリントのプロセスに身を任せる

ファシリテーションを行う上での私からの最大のヒントは、デザインスプリントのプロセスに従う、ということです。 万が一、他のミーティングに参加しなければならない場合は事前にプロセスやスケジュールについて手はずを整えておきましょう。

デザインスプリントを何度も経験してきましたが、ファシリテーションを行う際は、書籍「SPRINT」の巻末のチェックリストを参照して次のステップについて都度確認しています。 このような簡単に参照できるものはファシリテーションを円滑に進める上での手助けとなります。

3. スプリントの参加メンバーを確保する

他のミーティングなどでスプリントに出入りする人はアクティビティを台無しにしてしまいます。(しっかりと計画がされた友情出演などは例外ですが。) 一度スプリントを始めると中断させるのは難しいので事前に参加者を5〜10名確保するか、それが難しいのであればスプリントを行わないようにしましょう。

4. スプリントを始める前にチームに説明をする

スプリントがプロダクト開発においてどのように機能するのかを参加者が理解しているとスムーズです。 ですので、スプリントを行う週のはじめにスプリントの概要がざっくり掴める記事などをメンバーに共有し、全体像を把握してもらうのをおすすめします。 もちろん参加者が本などを読み、理解を深めてくれれば非常に素晴らしいのですが、現実的ではありません。 なのでスプリント開始日の朝には流れを簡単に説明したり、2日目や3日目以降もその日のアクティビティをチームにリマインドしていくと参加者が見通しを立てて参加しやすくなります。

5. ファシリテーションの許可を得る

スプリントについて説明したら、チームに向けて自身がファシリテーションをを行うこと、スケジュールに責任を持って着実に進めていくことを宣言します。

そして、そのあとに 「(デザインスプリントを自分のファシリテーションにより進めていっても )問題ないですか」 と確認してください。ここで肯定的な反応を期待してはいけませんが、チームから許可を得ることはとても強力です。 私はこれをチャールズ・ウォーレン(IDEOで長年働いていたGoogleで会った主任ファシリテーター)から学びました。

6. 緊張は自然にほぐれる

私は「アイスブレイク」という考え方についてあまり肯定的ではありません。 チームで望ましいアイスブレイクができなければ、あなたの信頼を無くした状態からスプリントが始まるからです。 チームの時間に注意を払い、最大限に活用することを信じて任せて欲しいと思っています。 それは和気あいあいとした楽しい雰囲気で行いませんよ、ということではなく、実践的でスピード感を持つことに注力したい、ということです。 緊張は徐々にほぐれていくものです。 ワークショップだからと言ってアイスブレイクが必ずしも有効だとは限りません。 もちろん、最初はやりにくさを感じるかと思います。しかし、みんな次第に慣れて自然体でスプリントに参加できるようになっていくはずです。

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7. 参加メンバーの名前をボードに書く

ファシリテーターとして参加者の名前を把握することはとても大切です。 チームメンバーを名前で呼ぶことでコミュニケーションはずっと楽になります。 私は初回の顔合わせの際はいつも、会議室を回りながらメンバーに自己紹介をしてもらい、ホワイトボードの隅に彼らの名前を書いて会議室の小さなマップを作ります。 これはメンバー同士がの名前を確認するのにも役立ちます。 こうすればネームタグを準備せずに済みますね。

8. 緊張してても、自信があるように振る舞う

時が経つにつれファシリテーションに自信を持てるようになりますが、最初は緊張してしまうものです。 何度も回数を重ね、指導している筆者なら緊張などしないのでは?と思うかもしれませんが人の前に立つと今でも私も緊張します。 たとえ100%の自信を持てなかったとしても、ファシリテーターはチームとプロセスに自信を持って進めていく必要があることは意識しましょう。

9. 自分を賢く見せようとしない

会議室の中であなたが一番賢くなる必要はありません。 少しでもそのような気持ちが芽生えると、自分自身にプレッシャーを与えてしまい、劣等感を感じてしまうかもしれません。

ファシリテーターは、スプリントが確実に行われるように準備をし、誰もが成功できるようにフレームワークを提供していくのが役割です。 問題を解決したり、素晴らしい洞察力を持ったりする必要はありません。 俳優でも監督でもなく、強いていえばプロデューサーのような立ち位置。 オムレツではなく、フライパンの様な役回りです。

骨の折れることはたくさんありますが、スマートに振る舞おうとしてストレスを感じなくていいのです。 私は今まで自分よ良く見せたい、とつい思ってしまう様な超優秀な人たちと何度もスプリントを一緒に行ってきました。 時には私が本当に賞賛している有名な創業者の方たちとも一緒に考え抜いてきました。

しかし、大事なことはスマートに振る舞うことではなく、彼らの役に立つことなのだとすぐに気づきました。 そして、彼らをサポートする最適な方法は、スプリント自体を機能させ、チームの問題を解決させることでした。 まずは、注力する3つのことを思い出してください。質問し、それを書き留め、時間に気をつけることです。

10. 活気にあふれた雰囲気を作る

やるすぎる必要はありませんが、スプリントの中であなたはバッテリーのような存在です。もし、ファシリテーターにエネルギーがなければチームにも影響がでてきます。逆に明るくポジティブであれば、チームメンバーもパワーに満ち溢れるでしょう。

11. カフェイン摂取と水分補給を適切に行う

ファシリテーションを行う時、自分のカフェインの摂取量をかなり気にかけています。 コーヒーが好きで、すぐに飲みたくなってしまうのですが、一日の始まりにコーヒーを飲んでしまうと、午後には効力が切れてしまいます。 なので、1日を乗り切れる程度のエネルギーを維持するため、コーヒーを少しずつ飲みながらお茶を飲む様にしています。

あとは水を飲むように心がけています。脳が活性化され、記憶力がよくなるからです。これは、科学的に証明されていることですよ。

12. お手洗い休憩は最長でも90分単位で

自分が水分補給をしていれば、忘れることはないかと思いますが、人々がトイレ休憩なしでも耐えられるのは90分までです。これはファシリテーターが責任を持ってください。メンバーに辛い思いをさせないよう、適切なタイミングで休憩を取りましょう。

13. ポジディブなフィードバックをする

スプリント中はポジティブな言い回しで意見を伝えられるように心がけましょう。 誰かの発言で前進しそうな時は「それは良い手段ですね、とても役に立ちそうです」とメンバーを鼓舞する。どこかわざとらしい感じもしますが、このようなちょっとした支えがチームの勢いと自信を高めます。

14. ぎこちなさを感じてもOK

デザインスプリントは、その日初めて一緒に仕事をする人と行う場合には少々やりづらさを感じるかもしれません。 おそらく、水曜日のディスカッションの時間や月曜日に"How Might We"を書いている時にぎこちなさを感じると思います。 しかし、だからと言って自然な雰囲気を装うことをしないように。 私はスプリント中に何度も「ちょっと不自然に感じるかもしれませんがー」 などと口にする様にしています。

そうすると、チームメンバーは自分だけではないんだ、と安堵の表情を浮かべます。 もし、すでにメンバーたちと一緒に笑えているようであれば、彼らのわだかまり溶けている証拠かもしれません。

15. スマホ、PCは室内では禁止!

この禁止令に不快感を感じる人も少なくないと思います。 しかし、これは守ってもらうようにしてください。もし、止む終えず、電話やメールをしなければならないときは以下のように部屋の外で行うように促します。 「みなさんの集中を遮るため、PCやスマホの確認をする際は、部屋の外でお願いします。しかし、あなたが部屋を出入りするのは問題ありません。」 しっかりと敬意を持って伝えるようにしましょう。ただし敬意の有無に関わらず、この決まりは守ってもらうように。そうでないと、スプリントは芳しくない方向に傾いていってしまいます。

16. 扱いにくい人の対処法

扱いにくい人や話が長い人、とにかく討論をしたい人、時間を無駄にする人など・・・がチーム内いた場合、あなたならどうしますか。 何か手を打つ手段を考えなければなりませんが、あなたならきっとうまく対処できるはずです。以下でお伝えするものを参考にしてみてください。

レベル1: キャプチャをとって次へ進む

チームのディスカッション内容をホワイトボードに書きながら続けてください。メンバーを責めるのではなく、時間にシビアになりましょう。 そして、こう言います。「はい、ではキャプチャをとっておきますので、次へうつりましょう。」もしくは「それは良い考えですね、しかしこの件について全ての時間を割くわけにはいかないので、あとでまたこの議題に戻ってきましょう」

もし、それでうまくいかない場合は、次の方法を試してみてください。

レベル2 :プロセスが重要なことをチームに伝える

デザインスプリントには、時間を無駄にかけてしまうような会話に歯止めを効かせる最終着地があります。

例えばこんな感じです。

  • 「その論点がスプリントの質問や方向性、How Might Weに沿っているか一旦確認しましょうか」
  • 「解決策をスケッチする機会がこの後のワークにあるんですよ」
  • 「解決策の中でどれが良いか主張できる機会もあります」
    • 「金曜日に確認する時間があります」

などなど。

直接的にやり合うのは避け、まずは肯定し、方向を指し示しましょう。

もし、それでもうまくいかない場合は・・・・

レベル3: 直接伝える

この時点では、既に前述の方法でチームを方向転換させることをあなたは試みています。 それでもうまくいかない場合は対象メンバーに直接伝えなければなりません。 場合によっては、ちょっと部屋の隅に連れて行って伝える必要もあるでしょう。

「私は本当にあなたの貢献をありがたく思いますし、スプリントに参加して欲しいとも思っています。 このプロジェクトが成功するためには、あなたが(ちょっとトーンダウンすること/このプロセスにチャンスを与えること)が必要です。」 この様に伝えるとスプリントのプロセス自体もテストだとメンバーに気づいてもらえました。

プロトタイプなどはテストの結果ですが、チームは後でプロセス自体が有用だったかどうかを評価することもできます。 しかし、もし、彼らがスプリント中にプロセスに従わなければ、それがうまく機能したのかどうかは分かりません。   

17. 「ストップ」の代わりに「一旦整理」という表現

チームに「止め」を伝える時に"ストップ"の代わりに "ひとまず整理します"という言葉を使うようにしています。 「この会話をひとまず整理しましょう」ちょっとしたことですが、ちょうどよい言葉です。 本質的には同じことですが「ストップ」よりも受け取る側からしてみれば、丁寧で受け入れやすいようです。

18. 自信と謙虚さのバランス

優秀なファシリテーターになるには、適切なバランス感が求められます。 チームが数分間か落ち着いてディスカッションができる程度の寛大さをもちつつも、長引きそうな場合は、時間を確認し、生産的な会話かどうか判断して中断させる能力も必要です。

また、ファシリテーターに自信がみなぎっていればグループは信頼を置いて身をゆだねます。そしてスプリント自体に自信を持てばスムーズにことが進みます。 ただそれと同時にメンバーがコンテンツやユーザー、解決策についてそして時にはちょっと脇道にそれた話題が話せるくらいの安心感やゆとりが持てる様にしてあげましょう。

経験とともにこのバランス感は身につくと思います。 そのうち会話の流れを読めるようになってきて「では、そろそろ結論を出して次に移りましょう」と言えるタイミングがわかる様になります。

19. たとえそうでなくても、「予定通り」の雰囲気を

先輩のチャールズ・ウォーレン(IDEOで長年働いていたGoogleで会った主任ファシリテーター)から教えてもらったことがもう一つあります。 それは、ファシリテーターは常に予定通りにことが進んでいるように振舞うことです。 多少スケジュール通りにいかなくても心配しないでください。私も予定より遅れてしまうこともありますが、またすぐに取り返せます。 しかし、タイムスケジュールはチームに共有しないことをおすすめします。 たとえスケジュール通りでなかったとしても、チームメンバーに知らせる必要はありません。なぜならあなたは再び予定通りに進められるので。 チームがあなたに信頼をおいて身を委ねていたら、スケジュールに追いつくことはたやすいことです。

20. 書籍の内容を疑ってみる

チームメンバーを急かすことが続いたり、何か不可解なことがあったりした時は、このプロセスや書籍、筆者の私を疑ってみてください。デバイス禁止令を推奨しているのはあなたではなく私です。 でも、まずはプロセス通りに実践してみてもらえると嬉しいです。

It’s not your fault the process is so annoying, it’s this stupid book.

21. 理想を語りながらも物事を多角的に捉えてみる

普段の仕事では、調整しながら現状のものを最適化していくことに時間を費やしますが、デザインスプリントではアイデアやプロセスをリセットするチャンスがあります。 きっとみなさん、ユーザーの問題を解決するためにスケールの大きいことに取り組んでいるのではないでしょうか。 それはとても骨の折れることだと想像がつきます。

素晴らしいものをつくるには、誠実さと理想主義的な考え方が求められます。多くの職場ではそれを是としていませんが・・。

そもそもあなたとチームは、なぜこの仕事や会社を始めたのか、そしてなぜこのプロジェクトに参加したのかと常に自問自答してみてください。

プロダクトを作る時に*良い行いをすれば成功するということを目標に掲げるのも良いかもしれません。なんだか理想主義の様に聞こえるかもしれませんね。 そうです、その通りです。でもこの考え方で良いのです。

もし、理想主義的な思想でありながらも同時にシニカルさを持ち合わせていればきっとうまくいくでしょう。

これらのバランス感については次を参照してみてください。

・ 大きなミッションを掲げる

長期の目標を設定するときは、チームが感情を込められるよう以下のように質問を投げかけながら後押しをしてください。

「このプロジェクトを始めた理由、またはこのチームに参加した背景を思い出して欲しいです。まずは、現実的な考えは捨ててみてください。 あなたは誰のためにこれをやっているのですか、そしてどのように彼らの人生をよくしていくのですか? さらに楽観的になってください。一年後、二年後の結果はどうでしょうか?」

チームが解決策を考えたりプロトタイプを選ぶ時に背筋が伸びるようなミッションを掲げましょう。

・的を得ているシニカルさは良しとする

スプリントの質問をリスト化するにあたってはチームが「理想主義的な皮肉屋」になれるようにしましょう。

「どうしたらこれがダメになってしまうか」 であったり 「この計画のなかで認めたくない欠陥は何だろうか」 「私たちの最悪の批判者はこれについて何と言うだろう?」 などと考えてみてください。

また、スプリント自体に疑問を呈することさえできます。

  • 「金曜日のテストの結果にかかわらず、このプロダクトの長期的な効果は顧客にとってプラスになるのだろうか? 」
  • 「私たちや顧客の時間を使う意味はしっかりとあるか? 」

など。

最初のうちは慣れないかもしれません。

私はこのスプリントのプロセスを作成している時、 多くのチームが意味のないプロダクトに時間を費やしたことを苛立っていました。 そして、チームが素早く形にして行動できれば物事は好転し、世界をよりよくできると思っていました。 私はこのような理想主義的な考え方がうまく機能すると信じていますが、ただただ理想屋になってほしくはありません。そして中途半端な感じにもなってほしくない。 適度なシニカルさと理想主義を兼ね備える人々であって欲しいと思います。

22. 反復する

ファシリテートは経験を積むほど上達して、自信がつくようになります。 したがって、たとえ本を読んですべてのトリックをカバーしても、スプリントを初めて行うときに素晴らしいファシリテーターになることは難しいでしょう。 可能な限りスプリントの回数を重ねることで、かなりの成長が見込めることを知っておいて欲しいと思います。

ワークショップやスプリントを通じて、私は200回以上ファシリテートを行なってきましたがそれでもまだ新しいことを学んでいます。 しかし、ファシリテートの経験を5回積んだ後は、現在の85%程度くらいの実力を発揮できるようになりました。

自らどんどんミーティングやワークショップ、他のチームのスプリントのファシリテーターをして経験を積んでいきましょう。なるべく5回は反復学習を早い段階で行いましょう。

23. そんなに思いつめずに

できるならば、自分を笑ってみてください。 アクティビティのチェックリストに沿って座っている大人たちの不合理を笑うこともできるかも。

そして…

24. 楽しむ

デザインスプリントを行うことは大変なこともありますが、疑う余地もなく楽しめるものです!

私にとっては、挑戦的な問題、集中している時間、一緒に働くチームが最善を尽くすこと、建設的に意見を言い合えること、そして進歩を遂げることが、最高の仕事です。 このような素敵な瞬間を味わってください。

そして最後にもう一つ。 スプリントは完璧である必要はありません。 完璧に説明する必要もありませんし、これらのヒントも覚えなきゃいけないことなんてありません。 このプロセスはとてもたくましくて、多くのミスなどを補えますし、機能するようになっています。

まずは、 質問する、書き留める、時間をチェックする ことに注力してください。

まとめ

本文の中でも触れていましたが、ファシリテート力は一朝一夕で身につくものではなく、多くの経験とともに養われていきます。日頃のチーム内でのミーティングや社内会議の場などで今回のヒントをもとにトレーニングしていきたいです。

事前準備やスプリント中以外でこのリストを使用したいもう一つの場面が私にはありました。 それは「ファシリテートを行なった後の個人的な振り返り」のときです。 自身の行動を振り返りながらリストのアドバイスを確認していくことで次回意識したい項目を心に留めることができます。

多くの日本企業の文化の中では、上司にあたる立場の人と議論をしたり、反対意見を伝えるといったことに抵抗があるかもしれません。しかし、このようなフレームワークを通じて新たなカルチャーが社内に根付いたら良いなと感じました。 正しいと思うことをチームメンバーが平等に発言できる雰囲気を創っていくこと。 これをJake Knappが紹介しているファシリでの3つの原則である『質問する、書き留める、時間をチェックする』に加えて意識したいと思いました。

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